Quy trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán

Công ty TNHH Dịch vụ Kế Toán 360 xin trân trọng giới thiệu đến quý đọc giả quy trình hệ thống kế toán. Trong quy trình này Kế toán Phía Nam xin giới thiệu sơ bộ cơ cấu tở chức hoạt động, cơ chế điều hành trong tài chính kế toán.

PHẦN 1: QUY TRÌNH HỆ THỐNG KẾ TOÁN

I. MỤC TIÊU CHUNG

• Chuẩn hóa quy trình lập, luân chuyển và cập nhật chứng từ trong hệ thống kế toán;
• Chuẩn hóa các nguyên tắc hạch toán, các quy định về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quyết định của lãnh đạo cũng như các bộ phận có liên quan;
• Chuẩn hóa các đối tượng hạch toán kế toán bao gồm: Doanh mục tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, chứng từ hạch toán.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng trong toàn hệ thống của Công ty TNHH Royal Alliance Vina

PHẦN A: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG – CƠ CHẾ ĐIỀU HÀNH PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

CHƯƠNG I : NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1 : Cơ cấu tổ chức và điều hành Phòng TCKT phải đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ hiện hành nói riêng

• Phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích, qui mô và phạm vi hoạt động của Công ty
• Phù hợp với yêu cầu về khả năng quản lý, tŕnh độ chuyên môn
• Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao; trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật
• Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu qủa.

Điều 2 : Việc phân công tổ chức và tên gọi chức danh điều hành quản lý, chức danh công việc của phòng TCKT theo chỉ định của Ban Giám Đốc Công ty.

Điều 3 : Trách nhiệm, quyền hạn, nội dung yêu cầu đối với từng chức danh điều hành quản lý được xác định rõ ràng, làm cơ sở cho các cán bộ được phân công, điều hành và xử lýcông việc thuận lợi, đồng thời để Ban Giám Đốc Công ty giám sát, đánh giá hiệu qủa công việc của Phòng TCKT.

CHƯƠNG II : NHỮNG QUI ĐỊNH VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

Điều 4 : Nhiệm vụ của phòng tài chính- kế toán :

• Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền vốn, quá trình và kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
• Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ thuật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ ǵn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của công ty và những qui định do nhà nước ban hành.
• Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế.

Điều 5 : Các phần việc kế toán :

• Công việc kế toán của công ty gồm hai phần: phần kế toán tổng hợp và phần kế toán chi tiết. Phần kế toán tổng hợp chỉ ghi số tiền để phản ánh tổng quát tình hình tài sản và hoạt động của công ty, phần kế toán chi tiết vừa ghi số tiền, vừa ghi số lượng hiện vật hoặc thời gian lao động để chi tiết hoá và minh họa cho phần kế toán tổng hợp;
• Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc và chứng từ kế toán. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lư phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đă thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được lập nên từ chứng từ gốc và là cơ sở để ghi sổ kế toán.
• Tài khoản và sổ kế toán: Tài khoản kế toán được sử dụng thống nhất theo hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính qui định và được chi tiết hoá theo yêu cầu quản lý của công ty. Sổ kế toán gồm sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp và sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết.
• Báo cáo kế toán: Là phương pháp tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh tình hình tài sản, tình hình về kết qủa hoạt động của công ty tại một thời điểm nhất định.
• Kiểm kê tài sản và kiểm tra kế toán.
• Bảo quản tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán bao gồm các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác liên quan đến kế toán, tài liệu kế toán phải được bảo quản chu đáo, an toàn trong quá trình sử dụng cũng như lưu trữ.

CHƯƠNG III : CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 6 : Phòng TCKT tổ chức theo mô hình kế toán tập trung : Toàn bộ công việc hạch toán trong công ty từ hạch toán ban đầu, xử lý thông tin, lên tổng hợp – chi tiết, đến lập báo cáo đều tiến hành tập trung tại phòng TCKT.

Điều 7 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng TCKT :

 Điều 8 : Kế toán trưởng:

1. Nhiệm vụ điều hành :

• Là người lănh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách.
• Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý chung, trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của công ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty.
• Tổ chức công tác quản lý và điều hành Phòng TCKT, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc Phòng TCKT.
• Tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
• Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của Phòng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của phòng và mỗi thành viên đạt hiệu qủa cao nhất, nhận xét, đánh giá kết qủa thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời.
• Chủ trì các cuộc họp định kỳ (đầu giờ chiều thứ sáu hàng tuần), Họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của phòng, của từng thành viên. Tham gia các cuộc họp giao ban của Công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng hoặc cần đến sự phối hợp của phòng TCKT.
• Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng TCKT cho Ban Tổng Giám Đốc Công ty; tiếp nhận; phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban Tổng Giám Đốc công ty.

2. Nhiệm vụ chuyên môn:

Công tác tài chính:

• Là người trực tiếp tổ chức và giám sát quá trình lập ngân quỹ vốn. Vốn của các dự án đầu tư quan trọng được chi cho các kế hoạch phát triển sản xuất, kinh doanh và Marketing…
• Là người trực tiếp giám sát, theo dõi các nguồn vốn được tài trợ, quản trị khoản mục tiền mặt của công ty, quan hệ với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng và các định chế tài chính khác, nhằm bảo đảm cho công ty thực hiện được nghĩa vụ của nó đối với các chủ đầu tư hoặc người nắm giữ cổ phiếu của công ty.
• Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thu thập thông tin, hệ thống các báo biểu, biểu đồ; xác định phương pháp, chỉ tiêu phân tích… nhằm phân tích đánh giá hoạt động tài chính của Công ty theo định kỳ.
• Đánh giá hiệu qủa quản lý sử dụng vốn của công ty và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu qủa quản lý và sử dụng vốn.
• Phân tích một cách chi tiết từng khoản mục chi phí của Công ty, từ đó đề xuất các biện pháp tiết giảm chi phí hiệu qủa.
• Kiểm tra, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tài chính đă xây dựng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc phân công.

Công tác kế toán:

• Tổ chức kế toán, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển chung của Công ty.
• Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty.
• Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, từ kết qủa kiểm kê, đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lývà quản lý phù hợp.
• Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của Công ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của Công ty.
• Tổ chức đánh giá, phân tích tình hình hoạt động tài chính, kinh doanh của toàn công ty. Thông qua số liệu TCKT nâng cao hiệu qủa sử dụng vốn, tháo gỡ khó khăn trong kinh doanh do các qui định tài chính không phù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh.
• Tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra báo cáo, đánh giá công tác thực hiện kế hoạch chi phí công ty, các đơn vị phụ thuộc công ty hàng tháng, qúi, năm. Tổ chức công tác phân tích việc thực hiện chi phí, đề ra các biện pháp tiết kiệm hợp lý trên cơ sở kết qủa phân tích và đánh giá.

3. Nhiệm vụ khác :

• Tham gia kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành các qui định, thể lệ, chính sách liên quan đến công tác tài chính kế toán do công ty qui định, nhằm ngăn ngừa và xử lý kịp thời các vụ việc làm sai.
• Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ quản lý TCKT, nghiên cứu sâu sát hoạt động của các bộ phận để cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán toàn công ty, đáp ứng kịp thời đổi mới và phát triển của Công ty.
• Thực hiện các công tác, nhiệm vụ khác do Ban Giám Đốc trực tiếp phân công

Quyền hạn:

• Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán – Tài chính.
• Kế toán trưởng kiêm trưởng Bộ phận còn có quyền:
  • Có ý kiến bằng văn bản với Giám đốc, Trưởng BP về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ, thống kê.
  • Yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng.
  • Bảo lưu ý kiến liên quan bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định.
  • Báo cáo bằng văn bản cho Giám đốc khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong công ty; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu hậu quả của việc thi hành quyết định đó.

Điều 9 : Kế toán tổng hợp :

Nhiệm vụ:

• Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty.
• Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty.
• Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các qui định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng.
• Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
• Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định.
• Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn.
• Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán của công ty và các chi nhánh trong công tác xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rơ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán.
• Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.
• Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt là lĩnh vực kế toán quản trị để nhằm đáp ứng tốt công tác quản lý tài chính kế toán và đạt hiệu qủa cao nhất.
• Thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động của Phòng TCKT sau đó báo cáo lại Kế toán trưởng các công việc đă giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết.
• Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công.

Quyền hạn:

• Được quyền yêu cầu mọi đối tượng, tổ chức, Bộ phận, phân xưởng cung cấp hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác kế toán, kiểm tra.
• Được quyền đề xuất những yêu cầu phục vụ cho công việc được giao.

Điều 10 : Kế toán thanh toán :

Nhiệm vụ:

• Lập chứng từ thu – chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.
• Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng. Theo dõi các khoản tạm ứng.
• Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ
• Cập nhật các qui định nội bộ về tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng.
• Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá.
• Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công.
• Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.

Quyền hạn:

• Được quyền yêu cầu mọi đối tượng thanh toán các chứng từ hoá đơn phải đảm bảo tính pháp lý, hợp pháp như quy định của nhà nước.
• Đựơc quyền đề xuất những yêu cầu phục vụ cho công việc và thực hiện công việc được giao.

Điều 11 : Kế toán doanh thu – công nợ phải thu:

Nhiệm vụ

• Theo dõi doanh thu hàng tháng.
• Theo dõi chi tiết từng khách hàng.
• Tham gia kiểm kê định kỳ.
• Theo dõi cập nhật, báo cáo kịp thời các khoản công nợ và lên kế hoạch đòi nợ khách hàng.
• Lập bảng tính lãi nợ quá hạn của khách hàng.
• Báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu ra.
• Lập chứng từ ghi sổ các tài khoản liên quan.
• Kiểm tra các hóa đơn, chứng từ trước khi cập nhật doanh thu bán hàng.
• Phản ánh đúng các khoản nợ cho từng đối tượng khách hàng.
• Lập bảng đối chiếu công nợ hàng tháng gởi đến khách hàng và có xác nhận.
• Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ.
• Lập kế hoạch thu hàng tháng.
• Theo dõi hợp đồng bán hàng.
• Theo dõi tờ khai hải quan.
• Theo dõi báo cáo thuế thu nhập khách hàng.
• Cung cấp số nợ đã thu trong tháng để BP TC – NS làm lương tiếp thị.
• Báo cáo kết quả các công việc được giao với trưởng bộ phận kế toán tài chính.
• Lập mục tiêu tuần, tháng công việc được giao.

Quyền hạn

• Được quyền yêu cầu, đôn đốc khách hàng thanh toán công nợ.
• Được quyền trả lại hoặc yêu cầu lập lại chứng từ mới khi chứng từ không hợp lệ, con số không rõ ràng.
• Được quyền đề xuất những yêu cầu cho việc thực hiện công việc được giao

Điều 12 : Kế toán TSCĐ – Công cụ, dụng cụ

Trách  nhiệm

• Nhận xét sơ bộ về các chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ, dụng cụ.
• Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng.
• Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ gía trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng.
• Quản lý về mặt giá trị, theo dõi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban trực thuộc công ty và chi nhánh.

Quyền hạn

• Được quyền trả lại hoặc yêu cầu lập lại chứng từ mới khi chứng từ không hợp lệ, con số không rõ ràng.
• Được quyền đề xuất những yêu cầu cho việc thực hiện công việc được giao.

Điều 13 :Kế toán vật tư – công nợ phải trả:

Nhiệm vụ :

• Theo dõi nhập xuất tồn kho vật tư.
• Mở sổ chi tiết, tổng hợp các tài khoản 152, 153.
• Mở LC mua vật tư, nguyên vật liệu.
• Theo dõi công nợ phải trả.
• Lập chứng từ ghi sổ.
• Kiểm tra kế hoạch ngân sách các phòng ban hàng tháng.
• Phân tích định mức vật tư nhập xuất, tồn.
• Đối chiếu sổ sách trước khi khóa sổ kế toán.
• Báo cáo chính xác và trung thực các nội dung, số liệu trên chứng từ.
• Nhận và kiểm tra hoá đơn, giá mua vật tư, chịu trách nhiệm về tính pháp lý và hợp pháp của hoá đơn, chứng từ.
• Theo dõi các hợp đồng mua vật tư, hợp đồng mua giấy, hợp đồng gia công.
• Đối chiếu lượng giao hàng của các nhà cung cấp, đối chiếu sổ sách với kho vật tư …
• Theo dõi, giám sát quá trình xuất nhập vật tư, nguyên liệu.
• Căn cứ định mức kỹ thuật, lệnh sản xuất phân tích số liệu hàng hóa, vật tư nhập xuất.
• Theo dõi vật tư hư hỏng, hàng giao chậm, giao dư, thiếu, kém chất lượng của nhà cung cấp.
• Tham gia kiểm kê định kỳ.
• Báo cáo các công việc được giao cho Trưởng bộ phận kế toán tài chính.
• Lập mục tiêu tuần, tháng công việc được giao

Quyền hạn :

• Đựơc quyền yêu cầu các cá nhân, phòng ban cung cấp đầy đủ các chứng từ vật tư xuất nhập.
• Đựơc quyền từ chối hoặc yêu cầu chỉnh lại đối với các chứng từ vật tư không phù hợp, nội dung, con số không rõ ràng.
• Được quyền yêu cầu thủ kho vật tư, nguyên liệu cung cấp các số liệu liên quan đến vật tư xuất nhập.
• Thủ quỹ :

Nhiệm vụ:

• Thực hiện việc chi, thu tiền mặt.
• Quản lý tiền mặt hàng ngày.
• Kiểm kê định kỳ.
• Mở sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, cập nhật và báo cáo lượng tiền thu chi hàng ngày, hàng tháng.
• Quản lý lượng tiền mặt thu chi của công ty.
• Báo cáo gửi tiền mặt hàng ngày, hàng tháng cho Kế toán trưởng/ Ban Tổng Giám đốc.
• Báo cáo tồn lượng tiền mặt tại quỹ.
• Ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
• Báo cáo kết quả những công việc được giao Kế toán trưởng/ Ban Tổng Giám đốc

Quyền hạn

• Được quyền từ chối chi tiền khi không có chứng từ đầy đủ, hợp lệ.
• Đựơc quyền đề xuất những yêu cầu phục vụ cho công việc được giao.

Qua bài viết này chắc các bạn đã phần nào nắm rõ cơ cấu tổ chức hoạt động, cơ chế điều hành trong tài chính kế toán, chúng tôi xin chào và hẹn gặp lại các bạn trong những bài chia sẻ khác hữu ích hơn. Các bạn còn thắc mắc hoặc cần được tư vấn có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới nhé.