Ưu và nhược điểm của việc làm kế toán bằng excel

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường mở cửa hội nhập thì những thành tựu của khoa học công nghệ cũng đã và đang được áp dụng nhiều hơn vào tất cả các lĩnh vực trên đời sống và kế toán cũng không phải là lĩnh vực ngoại lệ. Hiện nay, thay vì sử dụng các phương pháp thủ công trong kế toán thì hầu hết các kế toán viên đều sử dụng cho mình những phần mềm kế toán hiện đại nhằm đem lại hiệu quả công việc cao nhất và một trong số đó là làm kế toán bằng excel. Bài viết hôm nay của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu hơn về những ưu và nhược điểm của việc làm kế toán bằng excel.

Ưu điểm của việc làm kế toán bằng excel

Như các bạn đã biết, excel là phần mềm ứng dụng được nhiều kế toán viên áp dụng khi làm việc, bởi những ưu điểm mà làm kế toán bằng excel có thể đem lại cho người sử dụng là rất nhiều, cụ thể:

Thứ nhất, do excel là phần mền quen thuộc nên khi áp dụng trong kế toán không đòi hỏi nhân viên kế toán phải là người có kiến thức chuyên sâu về cơ sở dữ liệu. Với bản chất của mô hình bảng tính nên excel hoàn toàn thích hợp với việc tạo danh sách.

Thứ hai, phạm vi phân phối rộng rãi vì excel hầu như là phần mềm được cài đặt sẵn trong tất cả các máy tính, chính điều này cũng làm người dùng giảm bớt thời gian làm quen với nó.

Thứ 3, bạn có thể khai thác toàn bộ khả năng phân tích dữ liệu của excel mà không cần đến một chương trình nào khác.

Những nhược điểm của việc làm kế toán bằng excel

Làm kế toán bằng excel tuy có những lợi thế so với việc làm kế toán trên các phần mềm ứng dụng khác, tuy nhiên nó cũng có những hạn chế, nhược điểm nhất định, cụ thể là

• Việc làm kế toán bằng excel chỉ phù hợp với kế toán cho công ty nhỏ, dữ liệu chứng từ kế toán ít bởi excel chỉ làm một người trên một file tại một thời điểm mà thôi.
• Tính bảo mật thấp, có thể dễ dàng bị xóa file cũng như không có chế độ khôi phục file đã bị xóa
• Phụ thuộc vào nhân viên kế toán, vì thế khó bàn giao. Khác với các phần mềm kế toán khác thì có những bản hướng dẫn cho kế toán viên làm sau còn excel thì không
• Đòi hỏi kĩ năng sử dụng thành thạo và kỹ năng công nghệ
• Bất tiện trong báo cáo cuối năm vì số liệu mỗi năm ở một file độc lập
• Một nhược điểm không thể thiếu đó là việc tìm kiếm chứng từ khi cần trên excel là rất khó khăn.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về những ưu và nhược điểm của việc làm kế toán bằng excel so với các phần mềm kế toán chuyên dụng khác. Dù còn tồn đọng những nhược điểm khi áp dụng trong kế toán, tuy nhiên với những doanh nghiệp nhỏ cũng như đối với các kế toán viên mới vào nghề thì có lẽ excel là một giải pháp an toàn và hiệu quả nhất cho kế toán.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!