Hồ sơ kế toán là gì?

Trong một doanh nghiệp, hàng ngày sẽ diễn ra các hoạt động nghiệp vụ kinh tế phát sinh như giảm tài sản, nguồn vốn của một đơn vị. Vì thế để phản ánh, xác nhận đã phát sinh hoặc đã hoàn thành nghiệp vụ làm căn cứ pháp lý thì phải có hồ sơ chứng từ. Vậy hồ sơ kế toán là gì?

Khái niệm về hồ sơ kế toán

Những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế hay tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ tất cả những hoạt động trên được gọi là hồ sơ kế toán.

Hồ sơ kế toán là gì và phải có nội dung như thế nào?

Về khái niệm hồ sơ kế toán đã được nói ở trên, còn về nội dung phải bao gồm tất cả những thông tin như:

• Số hiệu và tên của hồ sơ kế toán
• Ngày lập hồ sơ kế toán
• Tên đơn vị hoặc cá nhân làm hồ sơ
• Tên của đơn vị nhận hồ sơ
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh
• Số lượng, đơn giá và số tiền của hàng hóa
• Chữ ký, họ tên của người lập và những người có liên quan.

Hồ sơ kế toán thuộc loại hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo kiểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục hoặc tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin theo quy định của Luật kế toán.

Một số nội dung quy định về hồ sơ kế toán

Hồ sơ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo quy định, phải được ghi chép rõ ràng, đầy đủ, không được tẩy hoặc sửa chữa trực tiếp trên hồ sơ nếu trường hợp sai sót phải lập hồ sơ mới. Đặc biệt, giám đốc hay kế toán trưởng không được ký trên chứng từ trắng khi chưa ghi đầy đủ nội dung.

Trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như công tác kiểm tra phân tích, hồ sơ kế toán có ý nghĩa rất lớn. Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý cho các số liệu trong sổ kế toán nó còn là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất để ngăn chặn các trường hợp vi phạm các chính sách, chế độ kinh tế do nhà nước ban hành và có cơ sở để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại nếu có.

Bảo quản và lưu trữ hồ sơ kế toán

Cần phải bảo quản, lưu trữ cẩn thận hồ sơ kế toán vì đây là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý để làm cơ sở cho việc kiểm tra, đối chiếu. Nên sắp xếp phân loại theo từng nội dung, trình tự thời gian trước khi đưa vào lưu trữ để dễ dàng cho việc tìm kiếm, đảm bảo hồ sơ kế toán không bị hỏng hoặc mất. Trước khi đưa vào lưu giữ dài hạn, thì hồ sơ được đặt trong phòng kế toán một năm để tiện cho việc kiểm tra.

Thông qua bài viết hồ sơ kế toán là gì, hy vọng có thể cung cấp cho các bạn những kiến thức chung nhất cũng như nắm rõ về công việc của ngành kế toán.